Într-o firmă de 50–500 de oameni nu ai nevoie de un departament de AI și nici de un Chief AI Officer. Ai nevoie de un owner de business care răspunde de rezultat, de câte un AI champion în fiecare departament, de capacitate de engineering pe măsura proiectelor care chiar ajung în producție și de o guvernanță simplă: o politică de utilizare, un registru și training conform AI Act, art. 4.
Când cauți „cum organizez firma pentru AI”, primești două feluri de răspunsuri. Unele îți explică cum să-ți faci un startup de AI. Celelalte sunt scrise pentru corporații americane cu un Chief AI Officer, un centru de excelență și un buget pe care nu-l are nimeni în România. Imaginează-ți o firmă de producție din Pitești cu 180 de angajați: nu se regăsește în niciuna.
Diferența contează pentru că structura greșită costă mai mult decât lipsa structurii. Dacă numești un „responsabil AI” fără autoritate, AI-ul rămâne un hobby. Dacă angajezi un CAIO într-o firmă de 150 de oameni, ai un om scump care caută de lucru. Mai jos e varianta pe care o consider potrivită pentru firmele mijlocii din România și din UE. Pașii concreți de implementare (bottleneck, pilot, ROI) sunt în ghidul despre cum implementezi AI în companie. Aici vorbim doar despre cine face ce.
Cine ar trebui să se ocupe de AI în firmă?
Un om din business, nu IT-ul singur. Owner-ul AI trebuie să fie cineva care simte rezultatul în propriile cifre, de obicei directorul de operațiuni sau directorul general, cu raportare directă la CEO.
Motivul e simplu: AI-ul schimbă felul în care se face munca, nu doar sistemele pe care rulează. IT-ul știe să dea acces, să securizeze datele și să integreze un tool cu ERP-ul. Nu poate decide însă ca departamentul de achiziții să lucreze altfel de luni. Când AI-ul e „proiectul IT-ului”, tool-urile se instalează și nu le folosește nimeni. Am descris același eșec, din partea procesului, în de ce nu funcționează AI în firma mea.
Regula de decizie pe care o propun: owner-ul AI e persoana care ar pierde ceva dacă proiectul nu livrează. Dacă nu poți numi pe nimeni așa, nu ai încă un proiect, ai o curiozitate.
Împărțirea care funcționează la dimensiunea asta arată cam așa:
- Owner-ul de business (COO sau un director general): alege use case-urile, răspunde de adopție și de metrica urmărită.
- IT: conturi, acces la date, securitate, integrări cu ERP-ul și cu restul sistemelor.
- DPO-ul sau juristul: ce date au voie să intre în ce tool, contractele cu furnizorii, GDPR.
- CEO-ul: o dată pe lună, zece minute. Decide ce se oprește și ce se extinde.
Am nevoie de un Chief AI Officer?
Sub 500 de oameni, de regulă nu, cel puțin nu ca angajare nouă cu normă întreagă. Titlul ar trebui să vină după volumul de muncă, nu înaintea lui.
Un CAIO are sens când AI-ul e chiar produsul tău sau când ai mai multe sisteme AI în producție, în departamente diferite, și cineva trebuie să le coordoneze cu normă întreagă. Până atunci, rolul poate fi preluat de un director existent, cu o parte clară din timp alocată și cu autoritate reală. E mai ieftin, iar omul cunoaște deja firma.
Dacă totuși vrei un titlu, dă-l cuiva care are deja o echipă și un P&L. După mine, un CAIO fără oameni și fără buget devine repede un evanghelist cu prezentări frumoase.
Ce face un AI champion în fiecare departament?
Un AI champion e omul din departament care testează tool-urile pe munca reală, arată colegilor ce merge și îi spune owner-ului unde e următorul proiect. Nu e un rol tehnic.
Ce face, concret:
- Adună cazurile de utilizare din departament, cu volum și timp pierdut, nu doar cu idei.
- Testează primul tool sau prompt pe sarcini reale și notează unde greșește.
- Ține o pagină simplă cu exemple care merg, ca să nu reinventeze fiecare coleg același prompt.
- Semnalează riscurile: date de clienți, date personale, decizii care nu ar trebui automatizate.
- Se vede o dată la două săptămâni cu ceilalți champions și cu owner-ul.
Pe cine alegi? Nu neapărat cel mai tânăr sau cel mai „tehnic”. Alege pe cineva curios, respectat de colegi și care înțelege procesul în detaliu. Să luăm o contabilă cu 12 ani în firmă, care știe fiecare excepție din fluxul de facturi: în rolul ăsta valorează mai mult decât un junior entuziast. Și dă-i timp în calendar, câteva ore pe săptămână. Fără timp alocat, rolul rămâne pe hârtie.
Unde stau inginerii: angajez, aduc pe cineva în echipă sau lucrez cu un partener?
Depinde de câte proiecte AI ai în producție și de cât de mult depind de datele și procesele tale. Pentru primul proiect, puține firme mijlocii au nevoie de o echipă internă de AI.
| Variantă | Când se potrivește | La ce să fii atent |
|---|---|---|
| Doar tool-uri gata făcute, fără ingineri | Primele luni: asistent pentru echipă, transcrieri, redactare | Ai nevoie totuși de politică și training. Nu construiești nimic propriu. |
| Partener extern pe proiect | Un use case clar, cu început și sfârșit | Cere ca codul, documentația și setul de evaluare să rămână la tine. |
| Inginer integrat în echipă (forward deployed engineer) | Un use case care trebuie să ajungă în producție și să fie folosit zilnic, pe sistemele tale | Un om din echipa ta trebuie să lucreze alături de el din prima săptămână, ca să preia sistemul. |
| Angajare internă | Mai multe sisteme AI în producție, care trebuie întreținute continuu | Un singur inginer AI izolat, fără date pregătite, riscă să nu aibă ce construi. |
Modelul forward deployed engineer vine din firmele de software care își trimiteau inginerii să lucreze direct la client. Adaptat pentru o firmă mijlocie, înseamnă un inginer care stă în echipa ta, pe sistemele tale, și duce un singur use case până în producție și până la adopție. Începe cu un audit. La final, codul, documentația și setul de evaluare rămân la tine, împreună cu un inginer intern care a lucrat cu el de la început. Ce face Sapio, firma pe care am fondat-o, găsești pe pagina de servicii.
Oricare variantă alegi, regula e aceeași: inginerii răspund în fața owner-ului de business, nu invers.
Ce guvernanță AI îi trebuie unei firme mici sau mijlocii?
Trei documente scurte și un obicei. Nu ai nevoie de un comitet de etică la 200 de angajați.
- Politica de utilizare AI (o pagină): ce tool-uri sunt aprobate, ce date nu intră niciodată în ele (date personale ale clienților, secrete comerciale), cine verifică un rezultat înainte să plece la client.
- Registrul AI (un tabel): fiecare tool sau sistem, cine îl folosește, pentru ce, ce date primește, cine e responsabil. Te ajută la GDPR, la audit și când întreabă un client mare.
- Training de AI literacy: articolul 4 din AI Act cere, din 2 februarie 2025, ca firmele care folosesc sisteme AI să ia măsuri pentru alfabetizarea în AI a personalului. Digital Omnibus (Regulamentul (UE) 2026/1744, publicat în Jurnalul Oficial pe 24 iulie 2026) a rescris articolul: acum firmele trebuie să „ia măsuri pentru a sprijini dezvoltarea” acestor competențe, ținând cont de experiența oamenilor și de contextul în care folosesc AI-ul, fără să garanteze un anumit nivel pentru fiecare persoană (textul pe EUR-Lex, citit pe 26.09.2026). Obligația a rămas, doar formularea e mai proporțională. Ce înseamnă asta în practică am scris în AI Act articolul 4: ce trebuie să facă firmele.
- Obiceiul: o revizuire a registrului pe trimestru, făcută de owner, IT și DPO împreună.
Frica de lege blochează mai multe firme decât ar trebui. În datele Eurostat pentru 2025, printre firmele din UE care s-au gândit să folosească AI și nu au făcut-o, 52,5% au invocat lipsa de claritate privind consecințele legale, iar 70,9% lipsa de expertiză (Eurostat, citit pe 26.09.2026). Guvernanța simplă de mai sus le rezolvă pe amândouă mai ieftin decât un proiect de conformitate.
Articolul nu e consultanță juridică. Pentru cazuri concrete, mai ales dacă folosești AI în recrutare sau în decizii despre oameni, vorbește cu un avocat.
Cum arată structura în funcție de mărimea firmei?
Tabelul de mai jos e o regulă practică, nu o normă. Ajustează după câte procese AI ai în producție, nu doar după numărul de angajați.
| Mărimea firmei | Owner AI | AI champions | Ingineri | Guvernanță |
|---|---|---|---|---|
| 10–49 oameni | Fondatorul sau managerul general | 1–2 oameni, informal | Niciunul intern; tool-uri gata făcute sau un partener pe proiect | Politică de o pagină, registru, training scurt pentru toți |
| 50–149 | COO sau directorul general, cu timp alocat | Câte unul pe departament | Partener pe proiect sau inginer integrat pentru primul sistem | Plus DPO implicat, revizuire trimestrială |
| 150–299 | Un director existent cu rol explicit de owner AI | Câte unul pe departament, cu ore în calendar | Inginer integrat plus un inginer intern care preia | Registrul devine obligatoriu pentru orice tool nou |
| 300–500 | Un director dedicat, eventual cu titlu de Head of AI | Rețea de champions cu întâlnire lunară | Echipă internă mică, după ce ai 2–3 sisteme în producție | Politică pe roluri, training diferențiat pe niveluri |
Datele Eurostat arată cât de mare e diferența de pornire. În 2025, 20% dintre firmele din UE cu cel puțin 10 angajați foloseau AI, dar numai 5,2% în România, cel mai mic procent din UE (Eurostat, 11.12.2025). Pe mărimi, în UE: 17% la firmele mici, 30,4% la cele mijlocii, 55% la cele mari (Eurostat). O firmă mijlocie din România care pune o structură simplă acum nu e în urmă. E înaintea majorității.
Cu ce încep în următoarele 30 de zile?
- Numește owner-ul AI și scrie într-un paragraf de ce răspunde.
- Alege câte un champion în 2–3 departamente și blochează-le timp în calendar.
- Scrie politica de utilizare de o pagină și pornește registrul, chiar dacă are trei rânduri.
- Fă o sesiune de training pentru management, apoi una pentru champions. Programul de training AI pentru management e construit exact pentru pasul ăsta.
- Abia apoi alege primul proiect și decide unde stau inginerii pentru el. Ce pregătești înainte e în ce trebuie să schimbi în firmă ca să folosești AI.
Observă ordinea. Structura vine înaintea tool-ului, dar nu cu mult. O lună, nu un an.
Mă tot întorc la aceeași idee: organigrama nu face AI-ul să funcționeze, dar poate să-l oprească. Întrebarea „cine se ocupă de AI?” sună ca o întrebare despre un post. De fapt e o întrebare despre cine are voie să schimbe felul în care se lucrează. Dacă răspunsul e „nimeni”, niciun titlu nu te ajută.
Dacă vrei să stabilim împreună owner-ul, champions și primul proiect pentru firma ta, detaliile sunt pe pagina de consultanță AI.